Definition

Elektronische Unterschriften sind in diesem Zusammenhang digitale Unterschriftsbilder, im Format *.jpg oder *.png, zur Einbindung in Word Master-Templates.

Beispiel:


Integration der Unterschriftsbildern in officeatwork (Durchführung nur von officeatwork möglich)


(Definition durch Rücksprache mit dem Kunden)

  • Benennung Unterschriftsbilder: Name + Vorname oder umgekehrt Vorname + Name
  • Die Masse der Bilder müssen einheitlich sein, und werden dem Dateinamen hinzugefügt, Beispiel: Hans.Muster.700.300.jpg | entspricht einer Bildgrösse von 7cm Breite und 3cm Höhe.
  • Die effektive Grösse der Bilder selber darf auch grösser sein. Die Grösse wird dann beim Einfügen des Bildes auf die Grössenangabe des im Namen hinterlegter Grösse verkleinert.
  • Qualität der Bilder: 600dpi (Hohe Auflösung) oder 300dpi (Mindestauflösung, empfohlen, um die Worddokument-Grössen nicht zu sehr aufzublähen)
  • Schriftfarbe sollte entweder blau oder schwarz sein, bitte auch mit Ihrer Kommunikations-Abteilung Rücksprache halten, ob alle Unterschriften in der gleichen Farbe erfasst werden sollen oder nicht.
  • Angabe der Master-Templates, in welchen die Unterschriftsbilder hinterlegt werden sollen
  • Die Ausgabeprofile bestimmen, welche mit Unterschriften ergänzt werden sollen (nachfolgendes Beispiel mit "Drucken"):


Kundenseitiges vorgehen:

 

1) Einholen der Unterschriften bei den Mitarbeitern

  • siehe Anhang dieses Artikels: Formular für die einheitliche Erfassung der Unterschriften, das Sie entsprechend Ihren Anforderungen anpassen können 


2) Erstellen der Unterschriftsbilder

  • Scannen
    • Das mit den Namensdaten und der Unterschrift versehene Dokument muss als Bild (JPG oder PNG) eingescannt werden, beim Scannen definieren Sie die Auflösung: 300 dpi oder 600 dpi
  • Unterschrift ausschneiden
    • Das Bild mit einer Bildbearbeitungs-Applikation öffnen und das Unterschriftsfeld markieren, auf diese Markierung ausschneiden
  • Unterschrift speichern
    • «Speichern als…» und den Namen entsprechend der Benennung oben erfassen
    • Beispiel: Hans.Muster.700.300.jpg
    • Der Dateinamen-Bestandteil «.700.300» definiert die Grösse: 70 mm breit und 30 mm hoch, und muss zwingend so erfasst werden.


3) Einpflegen der Unterschriftsbilder in die officeatwork Lösung

  • Die Unterschriftsbilder können durch den Kunden in den Ordner "Signatures" innerhalb der Lösung abgelegt werden

4) Zuordnen der einzelnen Unterschriften zu den Mitarbeitern

  • Ist die AD-Synchronisation (Active Directory) aktiv, wurde beim Anpassen der Lösung durch officeatwork dieser Schritt bereits konfiguriert
  • Sofern die AD-Synchronisation NICHT vorhanden ist, finden Sie die Instruktion zur Zuordnung hier.